Report a cura di Ernesto Belisario e Angela Creta
Contesto generale: il Foia e la comunicazione
I lavori del tavolo hanno avuto ad oggetto il rapporto tra il mondo della comunicazione (e dei social media) e l’attuazione delle recenti norme in materia di trasparenza amministrativa (in particolare, il c.d. “Foia” o “diritto di accesso generalizzato” introdotto dal D. Lgs. n. 97/2016). La riforma, per la prima volta, ha previsto il diritto di chiunque ad accedere a tutti i dati e documenti detenuti dalla Pubblica amministrazione.
Quella sul FOIA è una norma epocale che necessita di tempo per essere pienamente attuata dalle amministrazioni. Per accelerare questo processo, nonché per intervenire sulle principali criticità applicative, la Ministra per la Semplificazione e la Pubblica Amministrazione ha adottato la circolare 2/2017.
All’interno della circolare, si trovano alcune importanti previsioni per la comunicazione pubblica:
- si ribadisce come la competenza a ricevere le richieste sia riconosciuta anche all’Ufficio relazioni con il pubblico;
- si raccomanda la creazione di appositi centri di competenza (help desk) che, oltre a fornire indicazioni di carattere generale o assistenza, abbiano il compito di assicurare la capillare diffusione interna delle informazioni.
Il documento, inoltre, dedica una particolare attenzione al “dialogo con i richiedenti”, specificando:
- la necessità di instaurare un “dialogo cooperativo” con il richiedente – anche attraverso i social network;
- la necessità di tener conto della particolare rilevanza delle domande di accesso provenienti da giornalisti e organi di stampa o da organizzazioni non governative (c.d. “social watchdogs”);
- l’importanza della pubblicazione proattiva, raccomandando alle amministrazioni di valorizzare la possibilità di pubblicare informazioni anche diverse da quelle oggetto di pubblicazione obbligatoria.
I lavori del tavolo 10
La discussione dei partecipanti è partita proprio dai profili applicativi affrontati dalla Circolare n. 2/2017, animando un dibattito che si è concentrato su due aspetti principali: organizzativo/culturale e strategico/comunicativo, declinati in tre temi individuati e di seguito trattati. Nella definizione dei temi da approfondire, i partecipanti hanno tenuto conto dell’attività di monitoraggio condotta dal Dipartimento della funzione pubblica e dei report indipendenti realizzati nei primi mesi di applicazione delle nuove norme (come quello dell’organizzazione Diritto di Sapere).
La percezione del FOIA
Dai dati del monitoraggio emerge che il numero delle istanze Foia è in aumento costante e che le amministrazioni rispondono – in più del 90% delle istanze – entro il termine dei trenta giorni. Si tratta di un segnale del fatto che i cittadini stiano comprendendo velocemente l’importanza del loro nuovo diritto e che le amministrazioni abbiano già preso confidenza con i meccanismi introdotti dalle nuove norme.
Tuttavia, i partecipanti sono stati concordi nell’osservare come una richiesta di accesso generalizzato sia spesso percepita (erroneamente) dalle amministrazioni come un atto ostile. Il tavolo si è interrogato sulle principali motivazioni di tale percezione e ha individuato due cause principali: una motivazione culturale (di uffici poco abituati al controllo civico come facente parte della ordinaria routine amministrativa) e una impostazione organizzativa obsoleta (retaggio di un approccio burocratico). Il confronto, inoltre, si è concentrato sul ruolo dei social come strumento alimentazione del dialogo collaborativo tra amministrazioni e cittadini.
La gestione della comunicazione nell’help desk
La comunicazione può svolgere un ruolo importante per superare questa situazione, sia all’interno che all’esterno dell’amministrazione.
Per questo motivo, il tavolo ritiene opportuno il coinvolgimento – negli help desk che dovrebbero essere costituiti ai sensi della Circolare Madia – anche di professionisti della comunicazione che supportino i diversi uffici nella gestione delle istanze e nell’interlocuzione con i richiedenti e con i media (anche attraverso un uso adeguato dei social network). Tale attività può essere incardinata nella prassi lavorativa in diversi modi, ad esempio attraverso la formazione di gruppi di lavoro o istituzionalizzando il ruolo della comunicazione nel Piano triennale anticorruzione.
L’importanza della formazione
I partecipanti ritengono indispensabile la realizzazione di percorsi formativi che affrontino i principali profili organizzativi, contribuendo al necessario cambiamento culturale. Questa un’ipotesi di contenuti, da affrontare non solo in modo teorico ma attraverso l’esame di casi pratici e lo svolgimento di esercitazioni:
Unità didattiche
– Norme e giurisprudenza del diritto all’accesso;
– Comunicazione pubblica e gestione delle relazioni con cittadini e media;
– Community management e monitoraggio delle conversazioni online;
– L’uso dei social network.
